Die Integration von TYPO3 CMS und Office 365 durch SPTools ermöglicht eine effiziente und automatisierte Abwicklung von Online-Bewerbungen.
Bewerber füllen ein Formular auf der TYPO3-Website aus, dessen Daten und Dokumente automatisch in ein SharePoint-Verzeichnis in Office 365 übertragen werden. Ein SharePoint-Workflow benachrichtigt das HR-Team, das die Bewerbungen direkt in SharePoint durchsuchen und bewerten kann.
Automatisierte Vorselektionen und Terminvereinbarungen über Microsoft Teams beschleunigen den Prozess. Alle Dokumente und Kommunikationsverläufe werden zentral gespeichert, was Transparenz und Sicherheit gewährleistet. Diese Integration optimiert den Bewerbungsprozess durch reduzierte manuelle Arbeit, verbesserte Kommunikation und strukturierte Datenverwaltung.
Online-Bewerbung mit TYPO3 und Office 365 Integration durch SPTools
1. Bewerbungseingang über TYPO3-Formular:
Ein Bewerber füllt ein Online-Bewerbungsformular auf der Unternehmenswebsite aus, die mit TYPO3 CMS betrieben wird. Das Formular sammelt Informationen wie Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Anschreiben und relevante Dokumente.
2. Automatische Übertragung zu SharePoint:
Nach dem Absenden des Formulars werden die eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente automatisch durch SPTools in ein vorab definiertes SharePoint-Verzeichnis in Office 365 übertragen. Dies gewährleistet, dass alle Bewerbungen zentral und sicher gespeichert sind.
3. Benachrichtigung des HR-Teams:
Ein SharePoint-Workflow, der durch SPTools konfiguriert wurde, sendet automatisch eine Benachrichtigung an das HR-Team, sobald eine neue Bewerbung eingeht. Dies kann per E-Mail über Exchange oder als Nachricht in Microsoft Teams erfolgen.
4. Vorselektion und Bewertung:
Das HR-Team kann die Bewerbungen direkt in SharePoint durchsuchen und die Bewerberinformationen einsehen. Mithilfe von integrierten Tools wie Microsoft Power Automate können standardisierte Vorselektionen und Bewertungen automatisiert werden. Beispielsweise könnte ein Workflow Bewerbungen nach bestimmten Kriterien (z.B. Berufserfahrung, Qualifikationen) vorselektieren.
5. Einladung zum Vorstellungsgespräch:
Wenn das HR-Team einen geeigneten Kandidaten gefunden hat, können sie über Microsoft Teams direkt eine Einladung zum Vorstellungsgespräch senden. Ein Termin wird automatisch im Office 365 Kalender des zuständigen Mitarbeiters und des Bewerbers eingetragen.
6. Rückmeldungen und Updates:
Der Status der Bewerbung kann über SharePoint-Workflows und Microsoft Teams automatisch aktualisiert werden. Bewerber erhalten dadurch zeitnah Rückmeldungen zu ihrem Bewerbungsstatus.
7. Dokumentenmanagement:
Alle relevanten Dokumente und Kommunikationsverläufe werden zentral in SharePoint gespeichert und sind für das HR-Team jederzeit zugänglich. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Archivierung der Bewerbungen.
Vorteile dieser Lösung
Effizienz: Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen den Bewerbungsprozess.
Transparenz: Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Status der Bewerbungen.
Sicherheit: Zentrale Speicherung der Daten in SharePoint gewährleistet eine sichere und strukturierte Verwaltung.
Kollaboration: Integration mit Microsoft Teams ermöglicht eine reibungslose Kommunikation innerhalb des HR-Teams und mit den Bewerbern.