Zentrale Datenspeicherung mit SPTools
Durch die Einbindung von SPTools in TYPO3 und Office 365 können Unternehmen eine zentrale Datenspeicherung für ihre Dokumente realisieren.
Dokumente sind in einem zentralen SharePoint-Verzeichnis gespeichert und stehen autorisierten Benutzern jederzeit zur Verfügung.
Dies gewährleistet Aktualität, Konsistenz und Sicherheit der Daten, während die Effizienz im Dokumentenmanagement erhöht wird. Über SPTools wird das richtige Dokument auch auf der TYPO3 Website zur Verfügung gestellt.
Zentrale Datenspeicherung für TYPO3 und Office 365
1. Zugriff und Bearbeitung durch autorisierte Benutzer auf dem SharePoint:
Alle autorisierten Benutzer können von jedem Ort aus auf das zentral gespeicherte Dokument zugreifen. Sie können das Dokument in SharePoint anzeigen, bearbeiten und aktualisieren. Änderungen können in Echtzeit per SPTools auf TYPO3 synchronisiert werden, sodass stets die aktuellste Version des Dokuments verfügbar ist.
2. Versionskontrolle und Historie:
SharePoint bietet eine umfassende Versionskontrolle, die alle Änderungen am Dokument protokolliert. Benutzer können frühere Versionen des Dokuments einsehen und bei Bedarf wiederherstellen. Dies stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen und Änderungen nachvollziehbar sind.
3. Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen:
SPTools kann auch automatisierte Workflows einrichten, um bestimmte Aktionen auszulösen, wenn ein Dokument hochgeladen oder geändert wird. Zum Beispiel kann eine Benachrichtigung an das zuständige Team gesendet werden, sobald ein neues Dokument in das zentrale Verzeichnis hochgeladen wurde.
Vorteile der zentralen Datenspeicherung mit SPTools
Aktualität und Konsistenz: Da alle Dokumente zentral gespeichert und in Echtzeit synchronisiert werden, gibt es keine unterschiedlichen Versionen. Jeder Benutzer hat Zugriff auf die aktuellste Version.
Zugänglichkeit: Autorisierte Benutzer können von überall und zu jeder Zeit auf die zentral gespeicherten Dokumente zugreifen.
Sicherheit: Die zentrale Speicherung in SharePoint bietet robuste Sicherheitsfunktionen, einschließlich Zugriffskontrollen und Verschlüsselung.
Effizienz: Zentrale Datenspeicherung reduziert Redundanzen und erleichtert das Dokumentenmanagement, da alle Dateien an einem Ort verwaltet werden.