Automatisierter Workflow für Dokumentenfreigabe mit SPTools
Die Integration von TYPO3, Office 365 und SPTools ermöglicht einen effizienten Workflow für die Dokumentenfreigabe.
Kunden können über ein Formular auf der TYPO3-Website Dokumente hochladen, die automatisch in Office 365 übertragen werden. Das interne Team wird benachrichtigt, überprüft das Dokument und gibt es gegebenenfalls frei.
Der Kunde wird automatisch über den Status seines Dokuments informiert. Dieser Workflow optimiert die Prozesse, erhöht die Transparenz und verbessert die Kundenkommunikation.
Automatisierter Workflow für Dokumentenfreigabe mit SPTools
1. Upload eines Dokuments über das Formular auf der TYPO3-Website:
Ein Kunde lädt über ein spezielles Formular auf der TYPO3-Website ein Dokument hoch, z. B. einen Vertrag oder ein Projektbriefing.
2. Automatische Übertragung der Dokumentendaten nach Office 365:
SPTools überträgt automatisch die hochgeladenen Dokumentendaten in ein bestimmtes SharePoint-Verzeichnis in Office 365.
3. Benachrichtigung des zuständigen Teams:
Ein vordefinierter SharePoint-Workflow, benachrichtigt das entsprechende interne Team über den neuen Dokumenteneingang. Die Benachrichtigung erfolgt in Echtzeit über Microsoft Teams oder per E-Mail.
4. Überprüfung und Freigabe des Dokuments:
Das interne Team überprüft das hochgeladene Dokument direkt in SharePoint. Anhand vordefinierter Kriterien erfolgt eine Überprüfung und gegebenenfalls eine Freigabe des Dokuments.
5. Automatische Rückmeldung an den Kunden:
Nach Abschluss der Überprüfung wird der Kunde automatisch über den Status seines hochgeladenen Dokuments benachrichtigt. Dies kann per E-Mail oder über ein Kundenportal erfolgen, das ebenfalls in TYPO3 integriert ist.
Archivierung des Dokuments:
Das freigegebene Dokument wird automatisch im SharePoint-Verzeichnis archiviert und steht für weitere Verwendungszwecke zur Verfügung.
Vorteile dieses Workflows
Effizienz: Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den Freigabeprozess.
Transparenz: Alle Schritte im Dokumentenfreigabeprozess sind dokumentiert und nachvollziehbar.
Kundenkommunikation: Automatische Benachrichtigungen verbessern die Kommunikation und erhöhen die Kundenzufriedenheit.
Sicherheit: Dokumente werden zentral in SharePoint gespeichert, was eine sichere und geordnete Datenverwaltung gewährleistet.